Sitzung: 02.02.2021 Stadtrat Baunach
Die Mitglieder haben den Sachverhalt mit der Sitzungsladung erhalten.
Zunächst gab es Überlegungen, eine einheitliche Software für die Archivpflege anzuschaffen. Ziel ist dabei, alle Unterlagen digital zu erfassen, sodass eine Suche, z.B. für die Beschäftigten des Rathauses, schneller und effizienter möglich ist. Hier könnte man auch weitere Zugänge ermöglichen. Darüber hinaus ist auch die Erfassung der Dokumente selbst möglich. Die hierfür geeigneten Softwarelösungen auf dem Markt sind allerdings sehr teuer. Aus diesem Grund wurde Kontakt zum Archivpflegeverein „kommunale Archivpflege im Landkreis Bamberg e.V.“ aufgenommen. Neben der Software, die über den Archivpflegeverein deutlich kostengünstiger genutzt werden kann, ist die Flexibilität ein großer Vorteil des Vereins. Die Verwaltungsgemeinschaft „bucht“ entsprechende Stundenkontingente, die für die Archivpflege benötigt werden. Wenn beispielsweise ein größeres Projekt ansteht (Umsortierung, Digitalisierung, etc.), kann eine entsprechend größere Stundenzahl gebucht werden. Dem Archivpflegeverein beitreten kann die Verwaltungsgemeinschaft nicht, dies muss durch die Gemeinden jeweils selbst erfolgen.
Durch den Beitritt zum Archivpflegeverein soll auch die Struktur des Archivwesens (Registratur im Rathaus in Baunach, gemeindliche Archive in den jeweiligen Gemeinden) nicht verändert werden. Die archivwürdigen Unterlagen, die für den Verwaltungsablauf nicht mehr benötigt werden, sollen wie bisher den jeweiligen Archiven zugeführt werden. Vielmehr ist das Ziel, eine einheitliche und effizientere Arbeitsweise in allen Archiven der Verwaltungsgemeinschaft zu gewährleisten. Auch könnten Personalressourcen besser genutzt werden, da der Einsatz der VG-Angestellten in gemeindlichen Archiven aktuell abrechnungstechnisch schwierig ist.
Sofern alle vier Gemeinden der VG Baunach dem Archivpflegeverein beitreten, können die bisherigen Personalkosten auf VG-Ebene künftig eingespart werden, die Mitgliedschaft im Archivpflegeverein wäre somit beinahe kostenneutral.
Inhaltlich wird auf die Ausführungen des Geschäftsführers des Vereins in der Sitzung verwiesen.
Aus Sicht der Verwaltung sollte dem Archivpflegeverein beigetreten werden. Bei einem Beitritt aller vier Gemeinden kann eine effiziente Lösung zur einheitlichen Archivpflege in der VG Baunach erreicht werden.
Der Vorsitzende übergab das Wort an den Geschäftsführer des Archivpflegevereins, Herrn Chandon, welcher anhand einer Präsentation die Grunddaten, die Leistungen des Vereins und der Mitglieder und die Vorteile eines Beitritts erläuterte.
Die Präsentation ist dem Protokoll angefügt.
In einer anschließenden Fragerunde wurde geklärt, dass sich für die Stadt Baunach in Hinsicht auf die Zeitbuchung nichts Grundlegendes ändern wird. Die Archivarbeiten werden weiterhin ein Mal pro Woche bearbeitet. Nach Bedarf könnte ggf. eine weitere Person hinzugebucht werden. Die Stunden werden intern bei den einzelnen Gemeinden verrechnet. Bei der Frage nach „archivwürdigen“ Unterlagen richtet sich der Verein nach den Anweisungen und Empfehlungen des Bayerischen Städtetages gemäß des Einheitsaktenplans.
Der Vorsitzende ergänzte, dass die sich die Personalkosten künftig auf ca. 13.200,00 € belaufen, was in etwa bei den jetzigen Kosten liegt. Der Mitgliedsbeitrag pro Gemeinde beläuft sich auf 148,00 € pro Jahr. Dazu kommt die Software, die ab dem dritten Jahr mit ca. 1.000,00 € zu Buche schlägt. Das Angebot für die gleiche Software, ohne Beteiligung des Archivpflegevereins, würde ca. 2.500,00 € pro Gemeinde kosten.