Die Archivpflege ist in der Verwaltungsgemeinschaft Baunach unterschiedlich geregelt. Die Bearbeitung der Registratur sowie des Archivs der VG selbst wird von einer Angestellten der Verwaltungsgemeinschaft bearbeitet. Die vier Gemeinden haben ihre Archive jeweils eigenständig organisiert.

Zunächst gab es Überlegungen, eine einheitliche Software für die Archivpflege anzuschaffen. Ziel ist dabei, alle Unterlagen digital zu erfassen, sodass eine Suche, z.B. für die Beschäftigten des Rathauses, schneller und effizienter möglich ist. Hier könnte man auch weitere Zugänge ermöglichen. Darüber hinaus ist auch die Erfassung der Dokumente selbst möglich. Die hierfür geeigneten Softwarelösungen auf dem Markt sind allerdings sehr teuer. Aus diesem Grund wurde Kontakt zum Archivpflegeverein „kommunale Archivpflege im Landkreis Bamberg e.V.“ aufgenommen. Neben der Software, die über den Archivpflegeverein deutlich kostengünstiger genutzt werden kann, ist die Flexibilität ein großer Vorteil des Vereins. Die Verwaltungsgemeinschaft „bucht“ entsprechende Stundenkontingente, die für die Archivpflege benötigt werden. Wenn beispielsweise ein größeres Projekt ansteht (Umsortierung, Digitalisierung, etc.), kann eine entsprechend größere Stundenzahl gebucht werden. Dem Archivpflegeverein beitreten kann die Verwaltungsgemeinschaft nicht, dies muss durch die Gemeinden jeweils selbst erfolgen.

Durch den Beitritt zum Archivpflegeverein soll auch die Struktur des Archivwesens (Registratur im Rathaus in Baunach, gemeindliche Archive in den jeweiligen Gemeinden) nicht verändert werden. Die archivwürdigen Unterlagen, die für den Verwaltungsablauf nicht mehr benötigt werden, sollen wie bisher den jeweiligen Archiven zugeführt werden. Vielmehr ist das Ziel, eine einheitliche und effizientere Arbeitsweise in allen Archiven der Verwaltungsgemeinschaft zu gewährleisten. Auch könnten Personalressourcen besser genutzt werden, da der Einsatz der VG-Angestellten in gemeindlichen Archiven aktuell abrechnungstechnisch schwierig ist.

Sofern alle vier Gemeinden der VG Baunach dem Archivpflegeverein beitreten, können die bisherigen Personalkosten auf VG-Ebene künftig eingespart werden, die Mitgliedschaft im Archivpflegeverein wäre somit beinahe kostenneutral.

 

Inhaltlich wird auf die Ausführungen des Geschäftsführers des Vereins in der Sitzung verwiesen.

 

Aus Sicht der Verwaltung sollte dem Archivpflegeverein beigetreten werden. Bei einem Beitritt aller vier Gemeinden kann eine effiziente Lösung zur einheitlichen Archivpflege in der VG Baunach erreicht werden.

 

 

Informationen in bzw. aus der Sitzung:

 

Erster Bürgermeister Manfred Deinlein eröffnet den Tagesordnungspunkt und teilt mit, dass er ergänzend zum Vortrag von Herrn Chandon aus aktuellen Anlass Herrn Kühl eingeladen hat. Dieser ist studentischer Mitarbeiter und leistet für die Arbeit von Herrn Professor Dornheim die Zuarbeit aus dem Archiv der Gemeinde Reckendorf. Herr Kühl kann daher etwas zum aktuellen Zustand des Archives sagen. Auf Grund der Umstände wäre angeraten diese Information nichtöffentlich zu geben. Über die Nichtöffentlichkeit muss jedoch unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten werden. Er bittet daher die anwesenden Gäste, einschließlich der Sachverständigen den Sitzungssaal zu verlassen.

 

Bürgermeister Deinlein stellt um 18.06 Uhr die Nichtöffentlichkeit her.

 

(Hinweis: Die nun folgenden Informationen sind Teil der nichtöffentlichen Sitzung. Auf Grund der chronologischen Protokollierung erfolgt die Darstellung jedoch im öffentlichen Teil. Die Informationen über die Beratung sind vertraulich und dürfen nicht öffentlich zugänglich gemacht werden.)

 

Nach Herstellung der Nichtöffentlichkeit informiert Bürgermeister Deinlein darüber, dass vor kurzem ein Gespräch stattgefunden hat, bei dem unter anderem Herr Professor Dr. Dornheim und Herr Kühl teilgenommen haben. Herr Kühl hat dabei einen Bericht über den Zustand des Archives abgegeben, wie er es vorgefunden hat. Die Informationen, die er dabei gewonnen hat, lassen die Arbeit der bisherigen Archivpflegerin im Bereich der allgemeinen Archivarbeit in keinem guten Licht erscheinen. Er hält den Bericht für relevant für die Entscheidung in Bezug auf den Archivverein. Er möchte verhindern, dass aus einer möglichen negativen Berichterstattung über die Arbeit Frau Waschkas im Reckendorfer Archiv Schaden für ihre berufliche Reputation entsteht.

 

Die Mitglieder des Gemeinderates diskutieren rege den Sachverhalt. Dabei wird mehrfach festgehalten, dass Frau Waschka zu ihren Fehlern stehen muss, wenn sie welche gemacht hat. Es besteht auch Unverständnis, weshalb die Beratung nun nichtöffentlich stattfinden soll. Es wird auch die Frage aufgeworfen, warum dies jetzt so gehandhabt wird, dies „hat bisher auch nicht interessiert!“ (Gemeinderatsmitglied Clarissa Schmitt). Es herrscht Unverständnis, dass Bürgermeister Deinlein angeblich nicht wisse, was Herr Kühl berichten wird und wo in diesem Zusammenhang die „vielgepriesene“ öffentliche Information geblieben ist (Gemeinderatsmitglied Clarissa Schmitt). Ebenso wird darauf hingewiesen, dass der „Schaden“ durch die Herstellung der Nichtöffentlichkeit angerichtet sei, da nun Raum zu Spekulationen besteht (Gemeinderatsmitglied Hartwig Pieler).

 

Die Verwaltung informiert durch den als Schriftführer anwesenden Leiter der Hauptverwaltung über die Beweggründe. Bei dem angesprochenen Termin war dieser ebenfalls anwesend. Auf Grund der Sachlage hat Bürgermeister Deinlein Herrn Kühl spontan in den Gemeinderat eingeladen, um ergänzend zum Bericht von Herrn Chandon über den aktuellen Zustand des Archives zu berichten. Im Anschluss an den Termin hat der Leiter der Hauptverwaltung Bürgermeister Deinlein über seine Bedenken über eine öffentliche Information in Kenntnis gesetzt. Tatsache ist, dass Herr Kühl einen Bericht über den Sachstand des Archives abgeben wird. Unbeteiligte Dritte können daraus jedoch ableiten, welche Defizite möglicherweise bestehen und gewisse Rückschlüsse ziehen. Für eine frühere Vorgehensweise ist er nicht verantwortlich. Er ist jedoch jetzt verantwortlich und hat daher Bürgermeister Deinlein eindringlich geraten den Bericht nicht in öffentlicher Sitzung abzugeben. Gleiches rät er dem Gremium. Die Information sollte zum Schutz von Mitarbeitern bzw. Dienstleistern nicht in öffentlicher Sitzung gegeben werden. Was Herr Kühl letztendlich sagen wird und wie er dies formulieren wird, ist ihm unbekannt. Er kann nur aus den erhaltenen Informationen seine Schlüsse ziehen. Er nimmt an, dass Herrn Kühl die Dimension dessen, was er letztendlich gesagt hat, nicht klar war. Ebenso wenig kann Herr Deinlein sagen, was und wie Herr Kühl es sagen wird. Hätte Herr Deinlein den Inhalt mit Herrn Kühl abgesprochen, hätte der Eindruck endstehen können, dass Herr Kühl seine Aussagen im Auftrag abgibt. Der Leiter der Hauptverwaltung hat Bürgermeister Deinlein daher auch geraten, keine Absprachen im Vorfeld zu treffen.

Bürgermeister Deinlein teilt noch einmal mit, dass er diesem Rat folgen wird und Frau Waschka schützen will. In diesem Fall geht es um ihre berufliche Reputation, die er nicht wissentlich beschädigen möchte.

 

Erster Bürgermeister Manfred Deinlein stellt daraufhin den Antrag, dass die Information von Herrn Kühl unter Ausschluss der Öffentlichkeit gegeben werden, zur Abstimmung.

Abstimmungsergebnis: Ja: 2 / Nein: 11

 

Der Antrag von Bürgermeister Deinlein auf Ausschluss er Öffentlichkeit bei der Information von Herrn Kühl ist somit abgelehnt.

 

(Hinweis: Ab diesem Punkt endet der nichtöffentliche Teil. Ab hier wird die Sitzung wieder öffentlich geführt.)

 

Erster Bürgermeister Manfred Deinlein stellt um 18.16 Uhr die Öffentlichkeit wieder her und bittet die im Foyer wartenden Gäste wieder den Sitzungssaal zu betreten.

 

Er teilt mit, dass die Beratung und Abstimmung unter Ausschluss der Öffentlichkeit ergeben hat, dass die Information in öffentlicher Sitzung gegeben werden soll.

 

Er bittet Herrn Kühl zu seinem Bericht über den aktuellen Zustand des Archives.

 

Herr Kühl stellt sich und seine Aufgabe eingangs vor. Er ist derzeit Student an der Universität Bamberg. Aktuell ist er neben seinem Studium als studentische Hilfskraft für Herrn Professor Dr. Dornheim bzw. im Auftrag der Gemeinde Reckendorf tätig. Seine Aufgabe besteht darin, Herrn Professor Dr. Dornheim die Unterlagen aus dem Archiv der Gemeinde Reckendorf für die von der Gemeinde Reckendorf beauftragte Arbeit bereitzustellen. Hierzu hat er eine Bestandsliste von Frau Waschka, die das Archiv früher betreut hat, erhalten. Bei Sichtung der Unterlagen stellte er fest, dass die Unterlagen bezüglich Genisa sehr gut sind. Der übrige Bestand, insbesondere im Rückgebäude Rathaus, und im Keller sind sehr schlecht oder gar nicht erfasst.

 

Aktuell sind es schätzungsweise 70 Kartons mit Unterlagen im Format DIN A4 sowie weitere gleiche 70 Kartons im Rückgebäude sowie weitere gleiche 70 Kartons im Keller des Rathauses.

Die Unterlagen in diesen Kisten müssten erfasst, entmetalisiert und verschlagwortet werden.

 

Er hat in den vergangenen drei Monaten etwas 40 Kartons gesichtet und dokumentiert. Allerdings noch nicht in dem Umfang, wie es notwendig wäre. Dies war nötig, um die Unterlagen für Herrn Professor Dr. Dornheim bereitstellen zu können. Außerhalb der Genisa und vormals jüdischen Einwohnern ist das Archiv wenig bearbeitet und sortiert.

 

Auf Empfehlung der Kreisarchivpflegerin Frau Spies habe er nach einem gemeinsamen Gespräch und in Absprache mit Bürgermeister Deinlein wenigstens einmal Thermometer sowie Hygrometer gekauft und aufgestellt. Aktuell lag die Temperatur im Rückgebäude des Rathauses bei 7°C  sowie bei einer Luftfeuchtigkeit von 70%.

 

Gemeinderatsmitglied Markus Sippel erkundigt sich nach der Art der Unterlagen.

Herr Kühl teilt mit, dass es sich um Unterlagen aus einem Zeitraum von 1820 bis „heute“ handelt. Wobei der Charakter der Unterlagen sehr unterschiedlich ist. Vorhanden sind Rechnungsunterlagen, Protokollbücher etc. Auch vom Wasserzweckverband sind Unterlagen vorhanden.

 

Gemeinderatsmitglied Bernhard Zahner erinnert an die in Kürze stattfindende Sanierung des Verwaltungsgebäudes in Baunach. Hier werden im Dachgeschoss neue Räumlichkeiten geschaffen. Er geht davon aus, dass hier dann ideale Zustände für ein Archiv geschaffen werden.

Herr Kühl teilt mit, dass ihm die Situation in Baunach unbekannt ist. Die Frage ist letztendlich ob es so glücklich ist, wenn das Gemeindearchiv Reckendorf nach Baunach kommt.

Er weist jedoch darauf hin, dass Handlungsbedarf besteht, da schon Oxidationsschäden und Schimmel vorhanden sind. Es wurden zudem säurehaltige Kuverts verwendet, die das Archivgut langfristig schädigen.

Bürgermeister Deinlein fragt nach, ob es richtig sei, dass noch keine großen Schäden vorhanden sind.

Dies wird von Herrn Kühl bestätigt.

 

Gemeinderatsmitglied Gerhard Pförtsch erkundigt sich nach den idealen Klimaverhältnissen für Archivgut.

Diese liegen laut Herrn Kühl bei etwa 15-17° C sowie einer Luftfeuchtigkeit um die 50%.

 

Gemeinderatsmitglied Frank Güthlein erkundigt sich nach der notwendigen Raumgröße zur Unterbringung des Archives.

Herr Kühl verweist auf die Frage des Leiters der Hauptverwaltung beim gemeinsamen Termin. Dieser hat dieselbe Frage gestellt und in diesem Zusammenhang gefragt ob die Fläche des aktuellen Sitzungssaales in der ehemaligen Synagoge angemessen sei. Dies sei damals bestätigt worden. Es wird ergänzt, dass Grundfläche eingespart werden könnte, wenn eine Rollregistratur verwendet werden würde. Dies würde aber zu weiteren Investitionskosten führen.

 

Gemeinderatsmitglied Ludwig Blum teilt mit, dass er das Archiv nicht weggeben möchte, und erkundigt sich nach anderen kurzfristigen Lösungen.

Herr Kühl weist auf die Aussagen der Kreisarchivpflegerin Frau Spies hin. Diese habe im Rahmen des Gespräches auch dafür plädiert, dass das Archiv in Reckendorf bleiben sollte. Aus ihrer Tätigkeit sind ihr Keller- oder Dachräume in Schulen oder Feuerwehrhäusern bekannt, in denen das Archiv untergebracht ist. Ergänzend könnten auch Luftentfeuchtungsgeräte eingerichtet werden. Dies wäre in ihren Augen ggf. auch in Reckendorf eine sinnvolle Lösung.

Bürgermeister Deinlein verweist ergänzend darauf, dass der Gemeinderat erst kürzlich den Erwerb einer, in seinen Augen günstigen und hervorragend geeigneten, Immobilie abgelehnt hat. Auch der Ausbau zum Archiv wäre nach seiner Aussage damals gefördert worden. Wenn dem Gemeinderat das Archiv in Reckendorf wichtig ist, muss er auch die dafür notwendigen Investitionen tätigen.

 

Im Anschluss an den Bericht von Herrn Kühl verliest Bürgermeister Deinlein ergänzend den Bericht der Kreisarchivpflegerin Frau Spies von der gemeinsamen Begehung am 29.01.2021 im gemeindlichen Archiv.

 

Im Anschluss daran übergibt er das Wort an Herrn Chandon vom Archivpflegeverein. Dieser stellt sich, seinen Verein sowie die Leistungen und Kosten anhand einer Präsentation vor.

Abschließend weist er noch auf die verschiedenen Lösungen bei Verwaltungsgemeinschaften hin. Er würde dem Gemeinderat Reckendorf vorschlagen, dass die Verwaltungsgemeinschaft ein gemeinsames Kontingent bucht, welches die Gemeinden dann nutzen und intern miteinander verrechnen.

Beschluss:          11 : 2

 

Der Gemeinderat der Gemeinde Reckendorf beschließt, dem Verein zur kommunalen Archivpflege im Landkreis Bamberg e.V. beizutreten. Die Aufnahme in den Verein soll nur beantragt werden, wenn alle vier Gemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Baunach einem Beitritt zustimmen. Der Gemeinderat ist über den Aufnahmeantrag sowie dessen Ergebnis zu informieren.